Obbligo dei registri nel GDPR

Obbligo dei registri nel GDPR

Una delle domande più frequenti è se vi sia un obbligo nel tenere i registri dei trattamenti dati nel GDPR.

La situazione è controversa,  il regolamento di per sè è chiaro: "l'obbligo dei registri nel GDPR non si applica ad imprese e organizzazioni sotto i 250 dipendenti a meno che il trattamento che esse effettuano possa presentare un rischio per i diritti e le libertà dell'interessato, il trattamento non sia occasionale..."  (Art.30 punto 5.)

Credo sia quest'ultima, la frase che genera perplessitá: quando un trattamento "non è occasionale" ?

A prescindere da tale quesito, il Garante si é così espresso: il registro è  consigliato.
Ritengo di dover fare alcune semplici considerazioni al  riguardo.

Nel momento in cui vi sia un controllo, la prima cosa che gli ispettori chiederanno sará l'eventuale Registro dei Trattamenti, in modo da capire se il controllato è "conforme" al Regolamento.
Ora, se il registro c'è, siamo già a metà dell'opera (non dico che questa sia la panacea, in quanto poi è necessario che i trattamenti siano operati in  conformità alla legge).
Se tale registro non c'è, sicuramente non scatterá la sanzione se non vi è obbligatorietá ma...
... inizierá una fase in cui "qualcuno" dovrá raccontare agli Ispettori quali sono i trattamenti eseguiti, come vengono gestiti gli archivi dati, dove si trovano, perchè vengono effettuati i vari trattamenti (finalità).

Tale soggetto quindi, dovrá essere preparato, avere ben chiara in mente la situazione in essere e le regole e, non in ultimo, saper spiegare una cosa non banale in una situazione di per sé "problematica".
Per imparare tutte queste cose, e poterle riferire al momento giusto, cosa bisogna fare?
E' semplice: annotarsele tutte e studiarle !

Questo è il registro dei trattamenti, con la differenza che non bisogna studiarlo ma solo presentarlo agli eventuali organismi di controllo.
Tanto vale farlo subito e bene !

Un software di ausilio alla compilazione della documentazione GDPR potrebbe essere utile per stamparli e tenerli aggiornati.

Arrivederci alla prossima.

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